Szablony kontraktów serwisowych

• Numer (pole CONNUM)

Pole to jest domyślnie powiązane z automatycznie działającym licznikiem numeru sekwencji. W związku z tym użytkownik nie powinien zazwyczaj uwzględniać zawartości tego pola.

Domyślnie kod szablonu kontraktu składa się z numeru sekwencji zawierającego 15 znaków, wygenerowanego w sposób automatyczny.

• Waluta (pole CUR)

Pole to służy do definiowania waluty stosowanej do wszystkich pól finansowych w szablonie kontraktu serwisowego. Ta sama waluta jest także używana do określenia opłat za usługi w ramach pokrycia artykułu.

• Opis (pole TPLNAM)

To pole musi zawierać krótki opis używany do jednoznacznego określania charakterystyki i przedmiotu kontraktu, która zostanie utworzona za pomocą tego szablonu.

• pole CONTYP

Z tych pól należy skorzystać, aby wprowadzić kody grup statystycznych dla umów serwisowych. Kody mogą zostać wybrane i zainicjalizowane z poziomu szablonu umowy serwisowej.

Można zdefiniować do 5 grup statystycznych. Liczba grup i ich nazwy mogą zostać ustawione podczas instalowania aplikacji. Te grupy są używane w procesach statystycznych oraz kryteria wyboru w wielu programach.

• Kategoria (pole CONCAT)

To pole ma kluczowe znaczenie w określaniu kategorii funkcjonalnej umowy serwisowej:

• Umowa gwarancyjna
• Umowa na utrzymanie
• Umowa na punkty

Wyzwala to różne procesy: regułę zarządzania punktami, przeszacowanie umowy, fakturowanie itp.

• Wsz.kwalifikacje (pole EVRPBL)

Pole to jest używane do określania dostępu do zarządzania zasięgiem kwalifikacji.

Jeśli to pole jest zaznaczone, nie można uzyskać dostępu do funkcji zarządzania pokryciem, ponieważ wszystkie kwalifikacje opisane w aplikacji są uwzględniane zgodnie z kontraktem. W związku z tym nie trzeba ich wprowadzać pojedynczo.

Jeśli to pole nie jest zaznaczone, w kontrakcie utworzonym na podstawie tego szablonu uwzględniane są tylko kwalifikacje wprowadzone w tabeli Pokryte kwalifikacje (menu Funkcje – Pokryte kwalifikacje).

Ostrzeżenie: W tej funkcji wprowadza się poziom pokrytej grupy kwalifikacji. Oznacza to, że po wprowadzeniu grupy kwalifikacji wszystkie grupy pokrewne są uwzględniane w ramach kontraktu.

Jeśli to pole nie jest zaznaczone i nie wprowadzono grupy kwalifikacji, kontrakt będzie prawie bezużyteczny. Kontrakt nie będzie uwzględniać żadnego problemu klienta.

• Wszystkie produkty zainstalowanej bazy (pole EVRMAC)

Pole to jest używane do określania dostępu do zarządzania zasięgiem artykułu.

Pole jest dostępne tylko w przypadku kontraktów typu Konserwacja.

Jeżeli to pole jest zaznaczone, funkcja zasięgu artykułu jest niedostępna. Oznacza to, że kontrakt utworzony na podstawie tego szablonu dotyczy wszystkich artykułów zamówionych przez klienta. W ten sposób uzyskuje się pewnego rodzaju kontrakt nadrzędny.

Jeśli to pole nie jest zaznaczone, dostępne są dwie opcje:

1/ Użytkownik nie wprowadza żadnej referencji artykułu w funkcji Uwzględnione artykuły (menu Funkcje – Uwzględnione artykuły) i oczekuje na utworzenie kontraktu przed wprowadzeniem uwzględnionych numerów seryjnych.

2/ Użytkownik wprowadza jedną lub więcej referencji artykułów w celu automatycznego uwzględnienia numerów seryjnych dla tej referencji artykułu z klientem.

• Priorytet dla zainstalowanej bazy (pole CRSCOVSAM)

To pole jest używane tylko w umowach gwarancyjnych i na utrzymanie z pokryciem typu zgodnie z bazą (a nie cała baza).

Jest ono używane w celu automatyzacji definiowania połączonych pokryć (instalacja klienta + kwalifikacje) dla wszystkich pokryć ustawionych jako zgodnie z bazą.

Jeśli to pole jest zaznaczone to tworzenie, modyfikacja lub usunięcie tego typu pokrycia będzie miało natychmiastowe zastosowanie do powiązanych pokryć.

• pole MRK

Pole to służy do edycji wszystkich informacji używanych do lepszego zrozumienia szablonu kontraktu serwisowego

w ramach strategii posprzedażnej dla organizacji.

• Częstotliwość odnawiania (pole REWFRY)

To pole wskazuje czas trwania umowy.

• Dla umów z automatycznym odnowieniem jest to częstotliwość automatycznego odnowienia umowy.
• Dla umów bez automatycznego odnowienia, jest to częstotliwość z jaką umowa powinna zostać ponownie negocjowana między stronami.

• JM (pole REWFRYBAS)

• Odnawialne bezwarunkowo (pole CONREW)

To pole określa, czy kontrakt będzie podlegać automatycznemu odnowieniu na koniec okresu obowiązywania. Oznacza to brak luki w łańcuchu fakturowania, który będzie nadal wykonywany z określoną częstotliwością.

Jeśli tak się nie stanie, kontrakt będzie podlegać renegocjacji i ręcznej procedurze odnowienia za pomocą odpowiedniej funkcji.

• Kredyt punktowy (pole PITCDT)

To pole dotyczy wyłącznie umów na punkty. Można go użyć do wprowadzenia łącznej liczby punktów przyznanych klientowi w ramach tej umowy.

• Punkty wymagane (pole PITRQD)

To pole wskazuje minimalną liczbę tokenów, która umożliwia klientowi uzyskanie

tego kontraktu serwisowego.

Informacje są analizowane przez system tylko wtedy, gdy wprowadzono ich odpowiedniki

dla odpowiedniego klienta.

Należy pamiętać, że tokeny to premia oferowana wszystkim klientom z okazji

kolejnych zamówień.

• Tolerancja punktów (%) (pole PITTOL)

To pole ma zastosowania tylko do umów na punkty. W tym procesie umowy są w pełni „zużywane” w oparciu o system rankingu z punktami i progiem tolerancji. Ponieważ reguły zużycia tych punktów mogą być skomplikowane, zazwyczaj pełne zużycie wszystkich punktów przyznanych w ramach umowy jest mało prawdopodobne.

Np. umowa na 100 punktów, a jej reguła zużycia to 30 punktów za zgłoszenie serwisowe z progiem tolerancji wynoszącym 10%. Czwarte zgłoszenie serwisowe od tego klienta prowadzi do utworzenia oferty w celu podpisania nowej umowy serwisowej. Jednakże w międzyczasie klient ma cały czas do dyspozycji 10 punktów. Jeśli ta umowa posiadałaby 20% tolerancję to czwarte zgłoszenie serwisowe zostałoby opracowane w ramach standardowego procesu, a umowa zostałaby zamknięta automatycznie po przetworzeniu zgłoszenia serwisowego.

• Częstotliwość przeszacowań (pole RVAFRY)

To pole służy do wprowadzania częstotliwości ponownego szacowania podstawy rocznej opłaty za kontrakt. Automatyczne przeszacowanie można przeprowadzić na podstawie ewolucji wybranego indeksu.

• JM (pole RVAFRYBAS)

• Metoda ponownej oceny (pole RVAMET)

Należy wskazać metodę przeszacowania umowy. Umowy na utrzymanie mogą zostać przeszacowane na dwa sposoby:

• Przeszacowanie z dołu – zawsze obliczaj kwotę kolejnej zaplanowanej faktury. Należy zauważyć, że zawsze występuje jednomiesięczna różnica między podstawą opłaty rocznej a rzeczywistą wartością indeksu używaną w tym przeszacowaniu.
• Przeszacowanie z góry – obliczaj podstawę opłat rocznych odpowiadającą dokładnemu statusowi indeksu. Należy zauważyć, że ta metoda nie może być używana w celu wcześniejszego poznania kwoty zaplanowanych faktur, za wyjątkiem pierwszej zaplanowanej faktury.

• Pomoc dla ponownej oceny (pole RVASSP)

To pole wskazuje, który typ przeszacowania jest używany na umowie serwisowej. Dostępne są dwie opcje:

• Indeks (pole CONBASIDX)

To pole jest dostępne tylko, jeśli wybrano przeszacowanie typu zmiana indeksu. Należy z niego skorzystać, aby wprowadzić indeks do użycia podczas każdego przeszacowania umowy. Przeszacowywanie dokonywane jest poprzez porównanie wartości indeksu użytej podczas ostatniego przeszacowania z ostatnią wartością zapisaną przez system dla tego indeksu.

• Formuła (pole CONBASFOR)

To pole jest dostępne tylko, jeśli wybrano przeszacowanie typu formuła matematyczna. Należy wprowadzić kod formuły wybrany z tabeli dodatkowej 427 – Formuły przeszacowania.

• Anuluj powiadomienie (pole RSILTI)

W zależności od sektora działalności, to pole może mieć następujące znaczenie:

• Liczba dni przed upływem terminu umowy, kiedy żądanie rozwiązania umowy przez klienta może zostać zaakceptowane.
• Liczba dni podczas których umowa ma ciągle zastosowanie po tym jak żądanie jej rozwiązania zostało otrzymane od klienta.

W obydwu przypadkach rozwiązanie musi zostać dokonane ręcznie z poziomu rekordu umowy.

• JM (pole RSILTIBAS)

• Częstotliwość (pole INVFRY)

To pole wskazuje częstotliwość z jaką klient będzie otrzymywał faktury związane ze świadczeniami uwzględnionymi w umowie. Służy ono również do określenia części opłaty rocznej, która musi zostać alokowana do faktury.

• JM (pole INVFRYBAS)

• Metoda (pole INVMET)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić metodę używaną do fakturowania umowy serwisowej.

• Fakturowanie z góry (przed terminem) – umowa jest fakturowana przed jej zakończeniem. Ta metoda jest używana do fakturowania umowy przed jej faktycznym zastosowaniem do klienta.Przykład: trzyletnia umowa fakturowana raz w roku:

• Współczynnik +/- (pole INVFRYCOE)

Jeśli rozrachunki są zbierane kilka razy do roku to często stosowane jest wzrost lub zmniejszenie. Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować, jak duże jest zwiększenie lub zmniejszenie.

• Uprzednie powiadomienie (pole INVLTI)

Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować powiadomienie, od którego rozrachunek umowy do zafakturowania będzie dostępny w narzędziach fakturowania. Od tego momentu faktura może zostać wygenerowana i wysłana do klienta.

Powiadomienie to przedstawia liczbę dni, które poprzedzają termin rozrachunku do zafakturowania.

• JM (pole INVLTIBAS)

• Warunki płatności (pole PTE)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić warunki płatności zdefiniowane dla zapłaty rozrachunków umowy.
Można wprowadzić tylko warunek płatności spójny z legislacją i grupą firmy lokalizacji dokumentu.
Główne zasady powiązane z ustawieniami wielolegislacyjnymi są opisane tutaj.

• Kod sporu (pole ACPDPTCOD)

To pole służy do wprowadzania kodów kwestii spornych, które uruchamiają zarządzanie problemem klienta, jeśli płatność nie została dokonana terminowo zgodnie z warunkami kontraktu.

Na przykład płatność klienta jest opóźniona o dwa miesiące od wymaganej daty. Co więcej, klient zadeklarował kwestię sporną do rozwiązania z dostawcą. Gdy klient kontaktuje się z działem obsługi w celu rozwiązania problemu z jednym z materiałów, będzie mógł skorzystać z usług, jeśli kod kwestii spornej dla daty należności odpowiada jednemu z kodów wskazanych w kontrakcie serwisowym.